Project Management Office (PMO)

Pernahkah Mendengar Project Management Office (PMO)? Kira-kira apakah PMO itu?

Mengutip dari buku PMP Exam Prep oleh Rita Mulcahy PMP, PMO adalah a department that centralizes the management of projects. Jadi, intinya adalah jika perusahaan ingin meng-organize proyek dengan baik, maka bentuklah apa yang dinamakan PMO. Beberapa pengalaman akan saya jelaskan pada tulisan ini.

Pada suatu pertemuan pada akhir Februari 2008 di sebuah hotel berbintang lima di kawasan Kuningan, saya sempat bertemu dengan PMO sebuah bank swasta. Pada pembicaraan tersebut, PMO itu mengeluh bahwa saat ini PMO dijadikan sebagai “dewa project” di organisasi. Jika ada sebuah rencana pada suatu organisasi, maka rencana itu diserahkan “sepenuhnya” ke organisasi PMO. Baik dari inisiasi sampai dengan closing dijadikan urusan PMO. Nah, sebenarnya “wujud” PMO itu seperti apa, ya?

Rita Mulcahy dalam buku yang sama menjelaskan bahwa Fungsi PMO adalah sebagai berikut:
1. Providing the Policies, Methodologies, and Templates for Managing Projects within the organization,
2. Providing Support and Guidance to others in the organization on how to manage projects, training others in project management or project management software, and assisting with specific project management tools,
3. Providing Project Managers for different projects, and being responsible for the results of those projects (All Projects, or project of a certain size, type or influence, are managed by this office).

Sehingga tugas PMO adalah gado-gado. Baik dari penyusunan standar, kebijakan, standard, dan sebagainya terkait dengan Manajemen Proyek. Bahkan dari point 3 di atas disebutkan bahwa tanggung jawab dari pelaksanaan proyek juga diberikan (selain ke Project Manager) juga ke PMO.
Pernah saya melihat talk show di salah satu televisi swasta di mana ada seorang pejabat eselon 2 yang akan diperiksa oleh auditor mengatakan bahwa pertanggungjawaban proyek selain eselon 2 yang melakukan persetujuan pengeluaran anggaran juga ada PMO. Jika terjadi mispurpose, maka PMO juga harus diminta pertanggungjawabannya. Nah, lo…

Itu sangat tergantung seberapa besar peran dan tanggung jawab sebuah organisasi PMO (Roles and Responsibilities) pada perusahaan. Jika memang dianggap PMO adalah “dewa proyek” yang harus mengerjakan sedetil apapun, maka beban PMO akan semakin besar. Jika hanya memberikan guideline, procedures, dan sebagainya, maka organisasi yang meng-execute proyek lah yang bertanggung jawab. Terus terang, sampai saat ini pengukuran nilai keberhasilan proyek masih sumir kecuali dikaitkan dengan uang. Seperti proyek pada pemerintahan, apa tolok ukur keberhasilannya? Sebenarnya harus dijustifikasi oleh pemilik proyek sebelum disetujui proyek tersebut. Jangan sampai PMO dibebankan seluruh pertanggungjawaban. Tetapi pada akhirnya, tergantung peran dan tanggung jawabnya…

Pengalaman saya, PMO itu haruslah multi tasking dan multi purpose. Untuk memberikan sebuah metodologi kepada pemilik proyek, kita tidak bisa langsung justifikasi penggunaan suatu metodologi sebelum membaca, memahami, serta mengerti apa latar belakang, maksud dan tujuan, manfaat dan lain-lain dari proyek tersebut. Mengapa? Ingat proyek adalah pekerjaan yang ada time limitnya, bukan never ending project. Jika memang dalam rentang waktu tersebut ada sebuah achievement yang dicapai, maka PMO harus fokus kepada achievement tersebut. Metodologi yang digunakan bisa saja menggunakan best practice, common practice, atau combined methodologies.

Sebagai contoh, PMO diberikan sebuah rencana kerja pengembangan piranti lunak/software. Kemudian pada akhirnya, akan didapatkan sebuah program yang seperti dijelaskan. Metodologi dan sebagainya diserahkan sepenuhnya kepada PMO. Apa yang harus dikerjakan?
1. Mengundang pemilik pekerjaan untuk menjelaskan latar belakang, maksud dan tujuan, manfaat, dan sebagainya,
2. Justifikasi kebutuhan biaya, waktu, SDM,
3. Pemilihan metodologi yang disesuaikan dengan point 1 dan 2 di atas,
4. Penjabaran guideline berdasarkan metodologi,
5. dan seterusnya.
Ingat, “kebiasaan” yang terjadi selama ini baik pemilik proyek, auditor, dan sebagainya selalu berpatokan pada “angka” alias cost. Keuntungan intangible walaupun dikonversi dalam bentuk rupiah tetap akan dijadikan pertimbangan saja. Sehingga justifikasi biaya harus benar-benar optimal (bukan maksimal) dengan resiko minimal. Dan selalu pertanyaan klasik berupa cost itu akan muncul dalam progress report yang dilakukan secara periodik.

Semoga Berguna…

Pernahkah Disaster Recovery Planning diupdate?

Sudah beberapa kali saya dikecewakan oleh sebuah Bank Plat Merah. Minggu lalu, saya coba pakai fasilitas internet banking, tidak bisa login. Message-nya adalah Cannot connect to database…Kemudian keesokan harinya datang ke salah satu cabang dekat rumah saya. Kecewa saya bertambah, karena cabangnya offline…! Pihak security menyarankan untuk mendatangi cabang lain yang terdekat karena hanya cabang ini yang offline.
Tadi pagi, sebelum datang ke kantor, mampir ATM untuk bayar tagihan. Ternyata tidak bisa diproses juga…Waduh, petaka apa ini? Wahai para IT-eers di Bank Plat Merah…Apakah anda aware dengan kejadian seperti ini? Atau kejadian seperti ini sudah dianggap “biasa”?

Kumpulan kata yang tepat untuk antisipasi seperti ini adalah Disaster Recovery Planning…Sekarang coba dibuka kembali apa maksudnya.

Masih teringat kejadian Tsunami yang meluluhlantakkan Aceh dan sekitarnya pada akhir tahun 2004. Di situ seolah kita semua sedang diuji multifaktor, sederhananya teknis maupun non-teknis.
Teknis…di mana kita harus segera bangkit dari keterpurukan, dengan ketiadaan catu daya, database, sistem yang melayani dan mempermudah dalam operasional, dan sebagainya.
Terus terang, ketergantungan transaksi khususnya pada perbankan kepada suatu sistem teknologi informasi yang handal sangat tinggi. Seperti kasus yang menimpa saya, seharusnya perbankan bisa mengestimasi berapa potential loss akibat sistem yang kurang optimal.
Berikut ini adalah tahapan pengembangan DRP (jika memang belum tersedia):
1. Mengorganisir Tim dalam perusahaan,
2. Assessment terhadap Resiko yang berdampak pada perusahaan,
3. Penetapan peran serta stakeholder dalam DRP,
4. Pengembangan Kebijakan dan Prosedur Baku,
5. Dokumentasi Prosedur Pemulihan,
6. Persiapan Penanganan Bencana,
7. Pelatihan dan Simulasi,
8. Manajemen Berkelanjutan.

Dilihat dari tahapan di atas, sepertinya awareness mulai point 6 sampai dengan 8 kurang optimal pada perbankan yang dimaksud di atas. Kenapa? Kejadian terulang adalah salah satu faktor yang signifikan yang menilai kurangnya awareness. Sepertinya ada pepatah dalam bahasa jawa : Gelem Ra Gelem yo Wis, alias sebagai konsumen tidak ada pilihan lain selain menunggu.

Wahai stakeholder DRP, melalui tulisan ini diharapkan kita saling mengingatkan, bahwa:
1. Awareness selalu terjaga,
2. Latihan, Latihan, dan Latihan,
3. Update segera Prosedur DRP sesuai dengan perkembangan,
4. Mitigasi resiko yang kemungkinan muncul pada beberapa tahun mendatang.

Semoga berguna…

Basic Security Awareness in Computer

Tata Kelola yang dalam bahasa Inggrisnya disebut “Governance” akhir-akhir ini telah menjadi pembicaraan yang umum didengar mulai dari seminar bahkan sampai obrolan di dalam Busway yang sedang melaju di Jakarta. Untuk itu, saya akan mengkhususkan tata kelola dalam kerangka “Keamanan” atau Computer Security.

Beberapa tahun lalu saya mencoba mengikuti ujian sertifikasi keahlian IT Auditor yang sering disebut sebagai CISA (Certified Information System Auditor) yang dikeluarkan oleh lembaga ISACA. Dalam ujian tersebut, salah satu materi yang cukup memberikan “kesan” bagi saya adalah Computer Security.

Sekedar ingin membagi pengalaman, beberapa topik pertanyaan dari materi ujian yang sebenarnya cukup sering kita dengar dan sehari-hari sering kita lakukan adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengamankan komputer jika kita tidak sedang berhadapan dengan komputer, maka langkah paling penting yang dilakukan adalah :
a. Mengaktifkan screensaver password,
b. Kontrol password,
c. Mematikan komputer sebelum pergi,
d. Enkripsi.
Terus terang pada saat saya sebelum membaca Guidance dari ISACA tentang CISA Review Manual, saya akan memilih pilihan “c”. Dari membaca materi CISA Review Manual, ternyata jawabannya adalah pilihan “a”. Penasaran saya membaca lagi alasannya, karena jika kita tinggal sebentar, maka screen saver dengan mode request password akan memberikan tingkat keamanan komputer level-1. Hal ini disebabkan pada saat kita kembali bekerja di hadapan komputer, maka kita tidak akan lama untuk booting masuk ke Operation System (OS).

2. Jika anda diberi pertanyaan: apakah yang paling lemah dari penggunaan Monitor CRT/ Cathode Ray Tube (Monitor Tabung)?
a. Menyebabkan pusing dan beberapa penyakit lainnya,
b. Informasi yang tertera di layar akan mudah ditangkap,
c. Menyebabkan gangguan komunikasi (mungkin frekuensinya),
d. Menyebabkan kerusakan di motherboard.
Nah, pertanyaan di atas tentunya jika kita sudah terbiasa dengan “Ilmu Glodok” atau “Ilmu Mangga Dua” dan sebagainya, pasti akan menjawab pilihan “a”. Kenapa? Coba tanya pedagang komputer, apa kelemahan dari monitor CRT…Pasti jawabannya ada radiasi yang kelamaan akan menyebabkan kita pusing, catu daya yang lebih besar dari pada monitor LCD, dan sebagainya.
Ternyata jawabannya adalah pilihan “b”. Kenapa? Saya baru tau setelah bertemu kolega saya dari BPPT yang ternyata ada negara yang sudah memproduksi menangkap apa yang sedang ditampilkan oleh Monitor CRT dengan menggunakan peralatan tertentu…Nah, saya saja lihat alatnya belum pernah apalagi jawab seperti itu…Hehe…

Kembali ke topik di atas, setidaknya menurut saya perlu ada basic computer security di PC atau laptop kita. Sebagai contoh adalah:
1. Selalu mengganti password secara periodik,
2. Password yang “baik” adalah kombinasi antara numerik dan alfabetik,
3. Mengaktifkan screen saver password dengan setting timer paling kecil,
4. Backup file dengan penggunaan password, (saat ini ada beberapa USBFD yang berfitur password),
5. Updating virus definition pada Anti Virus,
6. Never trust anyone in the internet,
7. Dan sebagainya…

Terus terang, jika harus saya tampilkan satu per satu, maka akan menjadi sebuah SOP (Standard Operation Procedures) yang notabene adalah salah satu pekerjaan saya dan tidak akan cukup dituangkan dalam blog ini. Oleh karena itu, setidaknya saya berusaha memberikan basic computer security yang mudah dilakukan sendiri kepada pembaca agar komputer anda menjadi “lebih handal” dibandingkan dengan tidak melakukan beberapa tahapan seperti yang telah saya contohkan di atas.

Semoga sedikit pemikiran saya ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca…

Manajemen Program R&D berbasis Keppres 80/2003

Apa yang terbayang jika menyebutkan Keppres 80/2003? Pasti langsung berpikir tentang Pengadaan Barang dan Jasa. Memang betul, Keppres tersebut dan perubahannya mengatur pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintah. Apakah bisa jika Keppres 80/2003 (selanjutnya disebut Keppres 80) digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan penelitian dan pengembangan (research and development)? Di sini saya akan coba sedikit sharing pengalaman…

Tahun 2007, saya dikontrak sebagai Project Management Office pada Program Evaluasi dan Monitoring Pengembangan Industri Telekomunikasi, tepatnya pada Direktorat Standardisasi, Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi, Departemen Komunikasi dan Informatika. Pada program tersebut, kami (bukan hanya saya, tetapi rekan-rekan Postel) berupaya keras untuk melaksanakan Program Kerja yang bernama Penelitian dan Pengembangan Produk Telekomunikasi.
Start pada awal Januari 2007, pertama-tama yang kita lakukan adalah mencari dasar hukum pelaksanaan pekerjaan program tersebut. Dari brainstorming pada awal Januari 2007, akhirnya sepakat bahwa pelaksanaan program harus mengacu peraturan perundangan yang berlaku yaitu Keppres 80 serta perubahannya. Pada saat kickoff meeting di Ruang Rapat Dirjen Postel, Gedung Sapta Pesona Lantai 13, di situ Pak Dirjen (Basuki Yusuf Iskandar) mengatakan bahwa ada kemungkinan para peneliti yang notabene adalah pakar di bidang teknologi informasi dan komunikasi akan sibuk mengurus administrasi terutama di akhir tahun anggaran.
Adapun brainstorming dan diskusi yang telah kami lakukan adalah dengan mengundang para auditor eksternal dan internal, baik dari auditor BPK, BPKP, serta Itjen dan bahkan kami sempat diskusi dengan Pak Setia Budi dari Bappenas yang sehari-hari sibuk dengan urusan Keppres 80. Dari hasil brainstorming dan diskusi tersebut, didapat bahwa pola pelaksanaan pekerjaan adalah SWAKELOLA, di mana adanya keterlibatan pihak pemilik pekerjaan (dalam hal ini Direktorat Standardisasi/Ditstand) untuk terjun langsung dalam program Penelitian dan Pengembangan Produk Telekomunikasi.
Yang jelas, dalam KAK (Kerangka Acuan Kerja), tujuan dari program ini sungguh-sungguh mulia, yaitu memajukan industri telekomunikasi dalam negeri dengan memberdayakan peneliti-peneliti dari berbagai institusi (khususnya yang berstatus pegawai negeri). 
Ada sedikit catatan pada saat kita referensi ke Peraturan Menteri Keuangan 96/2006 tentang Standar Biaya di mana seorang peneliti utama digaji Rp. 27.500/jam dengan maksimum meneliti adalah 4 jam/hari. Sehingga didapatkan angka sekitar Rp. 2.310.000/bulan untuk penelitian full 21 hari kerja. Permasalahan yang terjadi adalah di mana pada saat peneliti utama tersebut juga pernah mendapatkan grant dari luar (terutama luar negeri) pada tahun-tahun sebelumnya yang ternyata angka upah per jam-nya sangat fantastis. Bahkan pada saat dilakukan penelitian, ada sedikit anekdot…”bayar murah kok mau selamet” atau “saya bekerja benar-benar Indonesia Raya”, dan sebagainya.
Padahal dari pembicaraan dengan pak Setia Budi, bahwa sebenarnya kita bisa saja mengajukan HSPK (Harga Satuan Pokok Kegiatan) Khusus yang diajukan oleh Menteri terkait kepada Menkeu. Tapi jika hal tersebut dilakukan, kita yakin bahwa penelitian akan mundur dari jadwal semula.
Yang perlu ditekankan, pada akhirnya para peneliti tersebut suka tidak suka, mau tidak mau, akhirnya mengikuti apa yang telah diatur baik oleh Keppres 80 maupun PMK 96/2006. Dan apa yang dikatakan oleh Pak Basuki Yusuf Iskandar pada saat kickoff meeting internal benar-benar terjadi…akhir bulan Nopember 2007, para peneliti utama sibuk sekali dengan pertanggungjawaban administrasi yang notabene itu adalah bukan area expertise mereka. Walaupun hampir seluruh target penelitian yang telah ditetapkan telah tercapai pada akhir tahun anggaran 2007, tetapi saya pikir masih diperlukan upaya Postel untuk pemanfaatan dana yang digunakan (dana PNBP) ini agar lebih optimal dan majunya industri telekomunikasi dalam negeri.

Pada tahun 2008, program kerja ini masih dilanjutkan, tetapi karena saya mendapatkan tugas lain (PMO) maka saya tidak dapat menomitor langsung apa yang terjadi pada program kerja ini. Pastinya, pada bulan Mei 2008 para peneliti akan show off produk mereka dengan menggunakan chipset eksisting yang beredar di pasaran dan harapan di 2009 adalah pure 100% produk lokal Indonesia.

Terima Kasih pak Nuh, pak Basuki Yusuf Iskandar, pak Azhar Hasyim, pak Bambang Suseno, pak Marvels Situmorang dan rekan Postel lainnya yang benar-benar saya acungi jempol atas curahan perhatian, pemikiran, tenaga, waktu, dan lain-lain demi terlaksananya program kerja yang mulia ini.

Untuk Rolas Pago, selamat menempuh “hidup baru”, gunakan ilmu manajemen proyek dengan bijak dan tepat pada program 2008.

Tips Memilih Laptop

Beberapa kali saya diminta tolong oleh rekan atau kerabat untuk mencarikan laptop. Terus terang, selama ini saya telah berganti-ganti merk laptop sebanyak 6 x sejak tahun 2003. Itu belum termasuk laptop yang dimiliki oleh istri saya. Saya harap dari tulisan ini semoga akan memberikan penjelasan kepada pembaca…

Secara garis besar, jika kita ingin membeli sebuah laptop, baik baru ataupun bekas, saya selalu menanyakan:
1. Laptop ini digunakan untuk mobile (bisa dipakai di mana saja, kapan saja) ataukah menggantikan fungsi PC (bisa game, dll),
2. Budget yang dimiliki oleh calon pembeli,
3. Terkait dengan nomer 1, siapakah calon penggunanya (ABG, pria, wanita, sepuh, dll),
4. Feature yang diinginkan,
5. Baru atau bekas.

Sekarang dicoba untuk kita telaah satu per satu…

1. Fungsi Laptop (mobile atau menggantikan PC)
Mengapa pertanyaan ini saya sebut pertama kali? Karena dari situlah saya bisa justifikasi awal laptop yang akan dibeli. Misalkan ada sepupu masih ABG yang request dicarikan laptop untuk “nge-game”. Akhirnya saya refer untuk beli laptop dengan layar minimal 14″ (ideally 15,4″) dan memiliki RAM minimal 1GB, HD minimal 120GB, dan disupport oleh VGA yang tidak sharing dengan RAM-nya (misal dengan chipset ATI/GeForce). Atau ada paman yang notabene pejabat tingkat tinggi, dia butuh untuk presentasi dan sekedar mengetik paper/tulisan kapan saja di mana saja. Saya refer untuk beli laptop dengan layar maksimal 13″ (ideally 11-12″) dan memiliki RAM minimal 256MB, HD cukup 40GB, VGA sharing tidak apa-apa. Nah dari situ kita bisa lanjutkan kepada “user requirement” tahap 2…

2. Budget
Terkadang orang yang ingin membeli laptop selalu memiliki paradigma “saya hanya punya uang segini”, dll. Justru stigma budget tersebut yang seharusnya menjadi urutan nomer 2. Mengapa? Karena jika kita menomorsatukan budget, maka pada saat kita datang ke pameran, begitu melihat ada laptop murah dengan spesifikasi minimal (bahkan di luar bayangan calon pembeli) maka akhirnya kita “menjatuhkan” pilihan pada laptop tersebut. Menurut saya, justru setelah kita memiliki bayangan fungsi laptop itu untuk apa, baru kita masuk dalam tataran “budget”. Misalkan melanjutkan pembicaraan nomer 1 di atas, paman saya bilang bahwa “saya hanya punya budget max 9 juta”. Atau sepupu saya yang bilang bahwa alokasi dana max 12 juta. Ingat…semua range tersebut adalah maksimal. Jangan cari laptop dengan kisaran yang sama dengan range maksimal.

3. Calon Pengguna (juga terkait Brand)
Siapakah yang mau menggunakan laptop tersebut? Paman atau istri paman? Pasti mereka tanya…kenapa? Ya saya harus tahu terlebih dahulu jika paman itu tidak terpaku dengan brand laptop atau istri paman yang sudah terpaku dengan suatu brand…Di era sekarang ini, brand laptop bukan suatu hal yang harus dipaksakan…Pengalaman saya menggunakan 5 merek besar selama 6 x ganti, rata-rata kondisi laptop relatif hampir sama (terutama untuk merek yang sudah malang-melintang di dunia perlaptopan)…:D…Sepupu saya, sudah langsung bilang kalau tidak merk *** (menyebut nama buah-in english) atau *** (menyebut sebuah nama brand dari jepang). Saya sedikit menanyakan alasan kenapa dia minta merk tsb. Dia jawab…Soalnya cool, kalau dipakai di cafe atau tempat umum rasanya bangga gitu…whatever, karena mereka sendiri yang akan menggunakannya.

4. Feature yang diinginkan
Saat ini feature laptop hampir dikatakan relatif sama. Mulai dari bluetooth, wifi, DVD-RW, card reader, dll. Sekarang perlu ditekankan…feature seperti apakah yang memang harus ada? Ataukah hanya sekedar pelengkap saja? Di sisi lain, tidak dipungkiri bahwa seiring bertambanhnya hot spot area di sekitar kita, kebutuhan akan wifi sudah menjadi keharusan. DVD-RW? Ingat, jika memang kita ingin bahwa laptop kita awet, jangan sering-sering mencopy DVD/CD dengan laptop dalam jumlah yang besar. Misalkan ada CD tentang data kuliah dicopy dengan CD-RW laptop. Kemudia ada teman yang melihat…Minta dicopiin…dan seterusnya…Baik DVD-RW atau CD-RW memiliki lifetime tertentu. Harga device tersebut khususnya untuk laptop lebih mahal dibandingkan dengan device untuk PC. Bluetooth? Saya sendiri jarang menggunakan feature tersebut padahal feature tersebut sudah embedded di laptop sejak tahun 2005. Kalau mau sekedar sharing file dari handphone, ok kita gunakan bluetooth…Tapi seberapa sering? Toh masih ada media lain seperti infra red, card reader, dll.

5. Baru atau Bekas?
Nah pertanyaan ini sebenarnya untuk memancing apakah saya bisa memilihkan laptop dengan kondisi bekas? Terus terang saya hanya 1 x beli laptop baru, selebihnya bekas dan alhamdulillah sampai saat ini tidak pernah ada kerusakan. Untuk tips membeli laptop bekas, akan saya ulas pada tulisan yang lain…Kembali ke pokok bahasan baru atau bekas. Pada akhirnya kita diberi 2 alternatif…baru atau bekas…Jika baru, kembali ke point 2 yaitu budget…jika bekas, range angka maksimum di point 2 dapat ditekan dan sisanya bisa ditabung atau digunakan untuk cari tas ransel laptop, mouse, dll. Tidak selamanya beli laptop bekas itu riskan, asalkan kita tau cara memilihnya. Sekedar tips sedikit…kalau mau beli bekas yang aman, carilah yang masih ada garansi resminya. Pada akhirnya, paman saya membeli laptop dengan spesifikasi proc 1.8ghz, ram512mb, hd60gb, layar 11″, ext DVD combo dengan kondisi baru dipakai 1 bulan sejak pembelian dengan harga 8 juta dan brand laptop tersebut dari “luar”. Alhamdulillah, sampai saat ini laptop masih berfungsi dengan optimal.

Dari keseluruhan point-point di atas, maka saya berharap bagi para pembaca yang ingin membeli laptop akan memiliki suatu guidance agar fungsi laptop itu (kembali seperti sebuah tujuan manajemen proyek) tepat guna, tepat sasaran, tepat kualitas, tepat budget (tanpa tepat waktu…:)) )

Semoga bermanfaat…